1 ÚČEL
V Nokian Tyres si přejeme jednat otevřeně, eticky a v souladu s právními předpisy. Účelem našeho procesu spojeného s whistleblowingem je zajistit, aby naše řídicí systémy fungovaly na vysoké úrovni kvality a aby nám různé zájmové skupiny důvěřovaly. Účelem našeho procesu spojeného s whistleblowingem je rovněž motivovat naše zaměstnance a další zájmové skupiny, aby hlásili jakékoliv aktivity, které jsou v rozporu s právními předpisy, naším Kodexem chování a dalšími předpisy.
2 POUŽITÍ PROCESU SPOJENÉHO S WHISTLEBLOWINGEM
Proces spojený s whistleblowingem je dostupný všem zaměstnancům Skupiny Nokian Tyres a dalším zájmovým skupinám ve všech zemích.
Zaměstnanci a další zájmové skupiny Nokian Tyres jsou oprávněni hlásit podezření týkající se nelegální činnosti v Nokian Tyres nebo porušování Kodexu chování Nokian Tyres nebo dalších předpisů.
Používání procesu spojeného s whistleblowingem považujeme za pozitivní jednání, které je důležité pro naši činnost a pomáhá nám budovat dlouhodobý úspěch naší Skupiny.
3 MOŽNOSTI HLÁŠENÍ
Pokud jako zaměstnanec Skupiny zaznamenáte praktiky v rozporu s právními předpisy, Kodexem chování Nokian Tyres nebo dalšími předpisy, nebo na ně máte podezření, ihned kontaktujte svého nadřízeného. Váš nadřízený je v této otázce povinen neprodleně přijmout nezbytná opatření. Můžete rovněž kontaktovat oddělení interního auditu, oddělení práva a compliance nebo oddělení HR.
Pokud jde o otázky týkající se výkladu předpisů v oblasti pracovního prostředí, otázek HR nebo podobných otázek, měli byste se primárně obrátit na oddělení HR Nokian Tyres.
Podezření na porušení můžete vždy nahlásit e-mailem na [email protected] nebo poštou na adresu Nokian Tyres plc, Compliance, PO Box 20, FI-37101, Nokia, Finsko. Kromě našich zaměstnanců jsou tyto možnosti hlášení k dispozici všem našim dalším zájmovým skupinám.
Ve svém hlášení byste primárně měli uvést své jméno, aby bylo další vyšetřování efektivnější. Můžete však provést i anonymní hlášení. Osoba podávající hlášení nemusí pro svá podezření předkládat nezpochybnitelné důkazy, ale musí být přesvědčena, že okolnosti, které vzbudily podezření, se zakládají na faktech a musí jednat v dobré víře. Netolerujeme žádnou formu nevhodného jednání vůči osobě, která hlášení podává.
Je zakázáno podávat hlášení se zlým úmyslem nebo jinak s využitím nesprávných informací. Pokud náš zaměstnanec zneužije proces tak, že vědomě předloží falešná nařčení, Nokian Tyres může v otázce podniknout příslušné kroky, které mohou vést až k ukončení pracovního poměru.
4 VYŠETŘOVÁNÍ
V Nokian Tyres se zavazujeme pečlivě a důvěrně vyšetřit všechna hlášení a podniknout nezbytné kroky v souvislosti s hlášením bez ohledu na to, jakým způsobem je podáno.
Hlášení zpracovává oddělení interního auditu Nokian Tyres. Na vyšetřování se rovněž mohou podílet další osoby, je-li to nutné. Hlášení a informace týkající se vyšetřování mohou být využívány pouze osobami účastnícími se vyšetřování a pouze osoby, které jsou pro vyšetřování nezbytné, se ho mohou účastnit.
Hlášení o vyšetřování jsou předkládána alespoň jednou za čtvrt roku výboru pro whistleblowing, jehož členové jsou osoby odpovědné za interní audit, právní otázky a záležitosti HR v rámci Skupiny Nokian Tyres. Pokud se hlášení týká jedné z těchto osob, převezmou jej generální ředitel a výkonný ředitel Skupiny a rozhodnou o nápravných opatřeních.
Porušení Kodexu chování Nokian Tyres nebo jiných předpisů povede k odpovídajícím následkům, přičemž ukončení pracovního poměru zaměstnance je zde jednou z možností. Pokud je porušení spojeno s nelegální činností, budou informovány příslušné orgány a podniknuty další příslušné právní kroky.
Osobní údaje v systému v rámci whistleblowingu jsou chráněny proti neoprávněnému přístupu. V Nokian Tyres zpracováváme všechny osobní údaje a další informace zadané do systému v rámci whistleblowingu s naprostou důvěrností a způsobem vyžadovaným předpisy o ochraně soukromí. Více informací o zpracovávání osobních údajů naleznete v našich zásadách ochrany soukromí.
Všechna hlášení jsou zničena, jakmile již nejsou třeba pro vyšetřování nebo jiná příslušná opatření.
5 VÝKLAD A AKTUALIZACE POKYNŮ
Výbor pro whistleblowing je odpovědný za výklad těchto pokynů a jejich aktuálnost.
Tyto pokyny byly schváleny týmem managementu Skupiny Nokian Tyres.
DALŠÍ POKYNY PRO KONKRÉTNÍ ZEMĚ TÝKAJÍCÍ SE PROCESU NOKIAN TYRES SPOJENÉHO S WHISTLEBLOWINGEM PODLE ČESKÉHO ZÁKONA. NE. 171/2023 Sb. O OCHRANĚ OZNAMOVATELŮ
Jakékoli podezření na porušení můžete oznámit prostřednictvím výše popsaného interního postupu spojeného s whistleblowingem.
Můžete se též obrátit přímo na:
Nokian Tyres Plc., pana Pasi Anias, Pirkkalaistie 7, P.O.Box 20, 37101 Nokia, Finland, +358505936224, [email protected] a oznámit jakékoli podezření na porušení ústně, osobně nebo písemně.
Můžete také oznámit jakékoli podezření na porušení dle zákona č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů Ministerstvu spravedlnosti České republiky.
Nokian Tyres s.r.o., se sídlem V Parku 2336/22, 14800 Praha 4, Česká republika, IČO: 45794375 nevylučuje další zájmové skupiny podle zákona č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů z podání oznámení o podezření na porušení prostřednictvím interního postupu spojeného s whistleblowingem.
INSTRUCTIONS CONCERNING NOKIAN TYRES’ WHISTLE-BLOWING PROCESS
1 PURPOSE
We at Nokian Tyres wish to act openly, ethically and in compliance with the legislation. The purpose of our whistle-blowing process is to ensure that our governance systems operate at a high quality level and that the various interest groups trust us. The purpose of our whistle-blowing process is also to encourage our employees and other interest groups to report any activities that infringe upon the legislation, our Code of Conduct or other provided guidelines.
2 USING THE WHISTLE-BLOWING PROCESS
The whistle-blowing process is available to all employees of the Nokian Tyres group and other interest groups in all countries.
The employees and other interest groups of the Nokian Tyres group are entitled to report suspicions concerning illegal activity at Nokian Tyres or infringements of Nokian Tyres’ Code of Conduct or other guidelines.
We consider using the whistle-blowing process to be a positive act that is important for our operations and it helps us build the long-term success of our group.
3 REPORTING CHANNELS
If you, as a Nokian Tyres group employee, observe or suspect practices that infringe upon the legislation, Nokian Tyres’ Code of Conduct or other guidelines, please immediately contact your supervisor. Your supervisor must immediately take the necessary action regarding the matter. You can also contact Internal Audit, Legal & Compliance or HR unit.
Regarding questions of interpretation concerning the working environment, HR matters or other similar questions, you should primarily contact Nokian Tyres’ HR unit.
You can also always notify any suspected infringements by email to [email protected] or by regular mail to Nokian Tyres plc, Compliance, PO Box 20, FI-37101 Nokia, Finland. In addition to our employees, these reporting channels are also available to all our other interest groups.
Primarily, you should state your own name in your report in order to make further investigation more efficient. However, you can also make an anonymous report. The person making the report does not need to present solid evidence to support his/her suspicions, but he/she needs to be convinced that the circumstances that gave rise to the suspicion are factual and he/she must be acting in good faith. We do not tolerate any form of inappropriate treatment towards the person making the report.
It is prohibited to make reports with malicious intent or otherwise use incorrect information. If our employee abuses the process by knowingly presenting false claims, Nokian Tyres may take action regarding the matter which may even lead to the termination of the employment relationship.
4 INVESTIGATION
We at Nokian Tyres, commit to carefully and confidentially investigating all reports and taking the necessary action in relation to the report, regardless of the channel that it arrives through.
The reports are processed by Nokian Tyres’ Internal Audit. Other persons may also take part in the investigation, if necessary. The reports and information related to the investigation may only be used by persons participating in the investigation, and only those necessary for the investigation may participate in it.
The reports of the investigations are reported at least once per quarter to the Whistleblow committee that includes persons responsible for internal audit, legal affairs and HR matters within the Nokian Tyres group. If the report concerns one of these persons, the group’s President & CEO will receive it and decide on the corrective actions.
Infringements of Nokian Tyres’ Code of Conduct or other guidelines will result in commensurate consequences, and the termination of the employee’s employment relationship is also a possibility. If the infringement involves illegal activities, the appropriate authorities will be informed and other legal action will be taken as necessary.
The personal data in the whistle-blowing system is protected against unauthorised access. At Nokian Tyres, we process the personal data and other information entered into the whistle-blowing system with absolute confidentiality and in the manner required by the privacy legislation. For more information regarding the processing of personal data, please read our Privacy Policies.
All reports are destroyed once they are no longer required for the investigation or the actions being taken.
5 INTERPRETATION AND UPDATING OF THE INSTRUCTIONS
The Whistleblow committee is responsible for the interpretation of these instructions as well as for keeping them updated.
These instructions have been approved by the management team of the Nokian Tyres group.
FURTHER COUNTRY SPECIFIC INSTRUCTIONS CONCERNING NOKIAN TYRES’ WHISTLEBLOWING PROCESS UNDER THE CZECH ACT. NO. 171/2023 COLL. ON PROTECTION OF WHISTLEBLOWERS
You may notify any suspected infringements via above described internal whistleblowing procedure.
You may also reach directly:
Nokian Tyres Plc., Mr. Pasi Anias, Pirkkalaistie 7, P.O.Box 20, 37101 Nokia, Finland, +358505936224, [email protected] and notify any suspected infringement orally, personally or in writing.
You may also notify any suspected infringement under Act. No. 171/2023 Coll. on Protection of Whistleblowers to the Ministry of Justice of the Czech Republic.
Nokian Tyres s.r.o., with its office at V Parku 2336/22, 14800 Prague 4, the Czech Republic, business i.d. no. 45794375 does not exclude other interest groups under Act No. 171/2023 Coll. on Protection of Whistleblowers from submitting the notification of any suspected infringement via internal whistleblowing procedure.